نقش مدیر فروش در شرایط بحرانی

نقش مدیر فروش در شرایط بحرانی
در شرایط بحران (پاندمی، جنگ یا رکود اقتصادی)، نقش مدیر فروش از اهمیت بهسزایی برخوردار است؛ چرا که او مسئول حفظ ثبات درآمد شرکت و انگیزه تیم فروش است. بهعنوان نمونه، بررسیها نشان میدهد که در زمان بحران ۵۳٪ از مدیران بهطرز تنگنظرانه و کنترلگر عمل میکنند و ۴۳٪ آنان واکنش تند دارند. یک مطالعه ایرانی نیز هشدار میدهد که وقتی «اوقات سخت» پیش میآید، تیم شما متناسب با شیوه هدایت مدیر یا توانمند شدنش، یا رشد میکند یا فرو میباشد. این تحولات ناگهانی در رفتار مشتریان و بازار نیز مشهود است؛ برای مثال تحلیل بانک جهانی حاکی است که فروش شرکتها در اوج بحران پاندمی بیش از ۴۵٪ کاهش یافت. بنابراین مدیر فروش باید آماده تغییرات سریع باشد. در ادامه هفت مرحله کلیدی از وظایف او در بحران توضیح داده شده و برای هر یک مثالهایی از تجربیات واقعی یا فرضی آمده است
۱. حفظ آرامش تیم
مدیر فروش باید نخست آرامش خود را حفظ کند و از ایجاد استرس اضافی در تیم جلوگیری نماید. مطالعات نشان میدهد توقف کوتاه پیش از تصمیمگیری و تمرکز روی یک برنامهریزی سنجیده، میتواند از «وحشت گسترده» جلوگیری کند. به علاوه، مشاورههای مدیریتی ایرانی تأکید کردهاند که «توانمندسازی و حمایت از تیم در شرایط بحرانی به مقاومت فروشندگان کمک میکند». برای مثال در شروع بحران کرونا، بسیاری از مدیران فروش موفق روزانه یک نشست آنلاین کوتاه با تیم برگزار کردند تا اطلاعات بهروز بدهند و نگرانیها را کاهش دهند. در همین حال، یک مدیر فروش فرضی در دوران جنگ با شفافسازی درباره مشکل موجود (مثلاً قطعی برخی مسیرهای ترانزیت) از ایجاد گمانههای نگرانکننده پیشگیری کرد و به کارکنان خود اطمینان داد که با برنامههای جایگزین وارد عمل خواهد شد. چنین رفتار خونسردانه و حمایتکننده، اعتماد تیم را تقویت کرده و از کاهش روحیه جلوگیری میکند
۲. پایش رفتار بازار
در بحرانها، رفتار بازار و رفتار خرید مشتریان به سرعت تغییر میکند. مدیر فروش باید بهطور مستمر دادههای بازار را تحلیل کند و از نشانههای تغییرات اطلاع داشته باشد. مثلاً بسیاری از شرکتها در دوران پاندمی با تحلیل رفتار کاربران در فروشگاههای آنلاین خود دریافتند که تقاضا برای محصولات خاصی (مثل تجهیزات بهداشتی یا نیازهای خانگی) افزایش یافته است. بر اساس یک گزارش صنعتی، حفظ اعتماد مشتری و پیشبینی تغییرات رفتار مشتریان از مهمترین اولویتها در استراتژی فروش در بحران است. همچنین «رصد دائمی اقدامات بازاریابی رقبا و بهترینهای صنعت» در شرایط بحرانی حیاتی میشود. به عنوان مثال، یک شرکت فناوری در ابتدای رکود اقتصادی سال ۲۰۲۰، با بررسی روند فروش رقبای جهانی دریافت که محصولات کمهزینه و خدمات اشتراکی محبوبتر شده است؛ لذا سریعاً بستهها و قیمتهای خود را بازطراحی کرد. در مثال دیگری، مدیر فروش یک شرکت مصالح ساختمانی در جنگ، مرتباً تغییرات قیمت جهانی کالاها و محدودیتهای وارداتی را رصد میکند و هر هفته گزارشی از روند بازار برای تیمش میفرستد تا استراتژی فروش را مطابق اولویتهای جدید مشتریان بهروزرسانی کنند.
۳. بازطراحی کمپینهای فروش
مدیر فروش باید استراتژیهای فروش و تبلیغات را متناسب با شرایط جدید بازنگری کند. ابزارها و کانالهای فروش ممکن است نیاز به بازطراحی پیدا کنند. برای نمونه، بسیاری از شرکتها در بحران اخیر «از سایر روشهای فروش مانند فروش آنلاین» بهره بردهاند. بازنگری در سبد محصولات (مثلاً اضافه کردن کالاها یا خدمات جدید بر مبنای نیاز فوری مشتریان) نیز اهمیت دارد. به طور مثال در پاندمی، یک فروشگاه زنجیرهای لباس کمپین تبلیغاتی خود را از پوشاک رسمی به لباس راحتی خانگی تغییر داد و برای مشتریان جدید تخفیفهای آنلاین ارائه داد. یا در زمان جنگ، شرکتهای خودروسازی از تستهای رانندگی حضوری به فروش مجازی و تورهای تصویری خودرو با همکاری رسانهها روی آوردند. مواردی همچون عدم سوءاستفاده از بحران برای سود کوتاهمدت (برای حفظ وجهه اجتماعی برند) و نوآوری در بستههای فروش نیز توصیه شده است. آنگونه که گزارش شده، ایجاد پیامهای مناسب در شبکههای اجتماعی و حتی تغییر آمیخته بازاریابی (قیمت، بستهبندی و نحوه ترویج) میتواند نقش حیاتی در موفقیت کمپینهای فروش در بحران داشته باشد.
۴. هماهنگی با لجستیک
وقوع بحران اغلب زنجیره تأمین و لجستیک را مختل میکند؛ بنابراین مدیر فروش باید با بخشهای تأمین و توزیع همگام باشد. لازم است ریسکهای تأمین مواد و محصولات را شناسایی کرده (مثلاً از دست رفتن تأمینکننده یا مشکل در حملونقل)، گزینههای جایگزین یافته و ارتباط مستمر با شرکای زنجیره تأمین را حفظ کند. برای نمونه، در دوران پاندمی، شرکتهای دارویی تماس دائمی با تأمینکنندگان مواد اولیه خارجی برقرار کردند تا از کمبود مواد دارویی جلوگیری کنند. یک شرکت کالای مصرفی در بحران اخیر، برای کاهش تأخیرها اقدام به یافتن تأمینکنندگان جایگزین در مناطق امنتر کرد (شناسایی و ارزیابی ریسکهای زنجیره تأمین). بخش مهم دیگر، «تسریع در برنامهریزی لجستیک و توجه ویژه به حمل و نقل مواد» است. مثلاً اگر مرزها بسته باشد یا حملونقل هوایی مختل شده، مدیر فروش باید با همتایان لجستیکی خود هماهنگ کند تا از مسیرهای زمینی یا منطقهای دیگر کالا جابهجا شود. چنین هماهنگی پیشگیرانه، هم از قطع جریان کالا جلوگیری میکند و هم به تیم فروش اطمینان میدهد که سفارشها میتواند بهموقع تحویل شود.
۵. حفظ ارتباط با مشتری
در بحرانها مشتریان بیش از همیشه نیازمند اطمینان و ارتباط نزدیک هستند. مدیر فروش باید با مشتریان کلیدی تماس دائمی داشته باشد و ضمن ارائه اطلاعات بهروز، پیشنهادات پشتیبان یا تخفیفات اضطراری ارائه دهد تا وفاداری آنها حفظ شود. مطالعات گزارش کردهاند که «حفظ اعتماد مشتری» یکی از اولویتهای اصلی در استراتژی فروش بحرانی است. همچنین لازم است از کانالهای متنوع ارتباطی (تلفن، پیامک، ایمیل و شبکههای اجتماعی) بهرهبرداری شود. برای مثال، یک شرکت خدمات نرمافزاری در بحران اخیر هر هفته وبیناری رایگان برای مشتریان خود برگزار کرد و در آن به سؤالات آنها پاسخ گفت تا احساس پشتیبانی کنند. یا مدیر فروش یک کارخانه قطعات خودرو طی جنگ، بهصورت ماهانه با توزیعکنندگان و خودروسازان تماس میگرفت و از پیشرفت تولید، مشکلات و راهحلهای موجود گزارش میداد. این کار موجب شد مشتریان مهم مطمئن شوند که شرکت در پی حل مشکلات آنهاست و رابطه اعتماد حفظ شود.
۶. پیگیری عملکرد تیم
حتی در بحران، مدیریت تیم فروش باید با معیارها و گزارشهای روشن انجام شود. مدیر فروش باید با ابزارهای CRM و داشبورد مدیریتی، روزانه یا هفتگی عملکرد هر نماینده را پیگیری کند تا نقاط ضعف سریعاً تشخیص داده و اصلاحات لازم انجام شود. به عنوان مثال، در دوران قرنطینه کووید-۱۹، یک شرکت تجهیزات پزشکی سیستم گزارشدهی روزانه آنلاین را راهاندازی کرد؛ هر نماینده گزارشی از تماسها، بازدیدها و فروش احتمالی خود را ثبت میکرد تا مدیر از وضعیت کلی مطلع باشد. در یک سناریوی فرضی دیگر، در زمان بحران ارزی، مدیر فروش در شرکت وارداتی کالا، ضمن پیگیری اهداف فروش کاهشیافته، شاخصهایی مانند «نرخ تبدیل فرصت به سفارش» و «متوسط زمان فروش» را اندازهگیری میکند تا درک بهتری از عملکرد تیم پیدا کند. شفافیت دادهای بهویژه در شرایط تغییرات سریع به تیم کمک میکند تا بهطور هماهنگ واکنش نشان دهد و مدیر نیز میتواند با دادههای دقیق استراتژیها را تنظیم کند.
۷. گزارشدهی به مدیران ارشد
بخش مهم دیگر کار مدیر فروش، تهیه گزارشهای منظم برای مدیران ارشد و هیئت مدیره است. در این گزارشها باید وضعیت جدید بازار، نتایج فروش و ریسکهای احتمالی با مستندات روشن مطرح شود. برای نمونه، در اوج بحران کرونا، بسیاری از مدیران فروش شرکتهای بزرگ، بهصورت هفتگی گزارشی از فروش و پیشبینی بودجه به مدیرعامل ارسال کردند تا تصمیمگیری استراتژیک بههنگام انجام شود. به طور مشابه، اگر وضعیت فروش بهطرز ناگهانی تغییر کند (مثلاً مشتری کلیدی رکود را اعلام کند)، مدیر فروش باید مراتب را فوراً به رهبران شرکت اطلاع دهد تا سیاستهای کلی (مانند اصلاح بودجه یا هدایت منابع به بخشهای دیگر) اتخاذ گردد. این شفافیت مانع از غافلگیری مدیران ارشد و تسهیل هماهنگی بین تیم فروش و سایر بخشهای سازمان میشود.
نتیجهگیری و توصیههای اجرایی
یک مدیر فروش در شرایط بحران باید همزمان نقش رهبر، تحلیلگر بازار و هماهنگکننده داخلی را ایفا کند. حفظ آرامش و شفافیت در تیم فروش، رصد دقیق تحولات بازار، انعطاف در کمپینهای فروش و هماهنگی تنگاتنگ با لجستیک و مشتریان، شاکله این وظایف را تشکیل میدهد. به گزارش یک نهاد مشاوره مدیریت، «توانمندسازی و حمایت از تیم در شرایط بحرانی از هر زمان دیگری مهمتر است»؛ بنابراین در پایان لازم است که مدیران فروش با برقراری مکانیزمهای کنترل عملکرد و گزارشدهی دقیق، از مقاومت تیم خود در برابر بحرانها اطمینان حاصل کنند. بهاینترتیب، با پیروی از این هفت مرحله و بهکارگیری تجربههای کسبوکار (مثل تغییرات سریع به فروش آنلاین یا ارتباطات مستمر با مشتریان)، میتوان مسیر پیشروی تیم فروش را روشن و کسبوکار را تابآور کرد.
منابع: نتایج پژوهشی نشریات مدیریتی و گزارشهای صنعت (از جمله نشریات هاروارد و گزارشهای سازمانهای مشاوره) در نگارش این مقاله لحاظ شده است. تا تحلیلها مبتنی بر شواهد و نمونههای معتبر باشد.
دیدگاهتان را بنویسید